Ein führender Cloud-Kommunikationsanbieter bringt durch den durchdachten Einsatz von KI Menschen schneller zusammen

Die Problemlage

Für das Enablement-Team war Agilität der Schlüssel zur Bereitstellung kurzfristiger Schulungen im großen Maßstab

Das Enablement-Team des Unternehmens unterstützt weltweit tausende Mitarbeitende, Partner und Kunden. Die kontinuierlichen Schulungen decken die gesamte Produktpalette ab und umfasst auch komplexe Lösungen. Dieser ganzheitliche Ansatz hilft Benutzern, neue Funktionen und Updates schneller in ihren Arbeitsalltag zu übernehmen. Durch E-Learning bietet das Team seiner breit gefächerten, internationalen Zielgruppe flexible und wirkungsvolle Schulungen. 

„Wir stellen Lernangebote genau dann bereit, wenn sie gebraucht werden“, so die leitende technische Redakteurin des Unternehmens. „Webinare, E-Learning, On-Demand-Formate – alles ist sofort verfügbar.“

Früher war die Erstellung neuer E-Learning-Kurse ein langwieriger Prozess, insbesondere bei komplexeren Updates. Es brauchte zahlreiche Gespräche mit Fachexpert*innen, ein ausführliches Skript und immer neue Designschleifen. Im Durchschnitt dauerte die komplette Entwicklung eines Kurses drei bis vier Wochen.

Um mit den schnellen Produktänderungen Schritt zu halten, brauchte das Team eine flexiblere und schnellere Möglichkeit, ansprechende Schulungen kurzfristig bereitzustellen – vor allem für Feature-Rollouts und -Migrationen. Dafür integrierten sie AI Assistant in ihren bestehenden Rise-Workflow, um die Entwicklung zu beschleunigen und Kurse konsistenter zu machen.

Zunächst war die leitende technische Redakteurin zurückhaltend. „Ich habe KI-Tools lange gemieden“, sagt sie. „Ich war besorgt, dass sie meinen Job überflüssig machen. Aber mit Articulates AI Assistant wurde mir klar: Er ersetzt mich nicht – er macht mich besser.“

Die Lösung

Mit Articulate 360 AI verkürzte das Unternehmen die Entwicklungszeiten deutlich und sorgte für gleichbleibende Qualität

Die leitende technische Redakteurin nutzte AI Assistant, um auf Basis vorhandener Dokumentation erste Entwürfe für Lektionsabläufe zu erstellen, Quizfragen aus dem Lektionstext abzuleiten, passende Bildideen für die jeweiligen Themen zu erhalten und den Ton technischer Inhalte so anzupassen, dass sie freundlicher und zugänglicher waren.

„AI Assistant hat wirklich etwas verändert“, sagt sie. „Plötzlich musste ich nicht mehr nur mithalten – ich war einen Schritt voraus.“

Für ihren ersten KI-unterstützten Kurs zu einer wichtigen Feature-Migration überführte die leitende technische Redakteurin Fachunterlagen aus den Produkt- und Entwicklungsteams in strukturierte Lerneinheiten in Rise. Sie stellte das Ausgangsmaterial bereit, und AI Assistant entwarf daraufhin Wissenstests, Lernziele sowie prägnante Texte für Einleitungen und Feedback. Statt nach mehreren Wochen konnte ihr Team so das Review der Inhaltselemente schon nach zwei Tagen abschließen.

„Unsere Jobs werden nicht verschwinden“, sagt sie. „Jemand muss dem Ergebnis weiterhin den menschlichen Feinschliff geben. Aber mit KI können wir produktiver sein und immer einen Schritt voraus bleiben.“

Die Ergebnisse bestätigten den Nutzen von AI Assistant. Der Kurs zur Feature-Migration war in nur fünf Arbeitstagen einsatzbereit — 60 % schneller als der bisherige Durchschnitt des Teams. Die Durchlaufzeiten für Fachexperten- und Peer-Reviews reduzierten sich um mehr als die Hälfte, und die Rückmeldungen der Lernenden fielen äußerst positiv aus: 92 Prozent bewerteten den Kurs als „motivierend“ oder „sehr motivierend“.

Sie betont, dass die Audiofunktionen von AI Assistant entscheidend für die hohe Beteiligung waren. Sie war beeindruckt, wie natürlich die Stimmen klangen und testete sie sogar an einigen Kolleg*innen, die nicht bemerkten, dass sie KI-generiert waren.

„Ich habe früher professionell als Sprecherin gearbeitet“, sagt sie. „Das geht auf die Stimme und die Aufnahmen klingen jeden Tag ein bisschen anders. Die KI-Stimmen von Articulate haben meine Stimme geschont und mir viel Zeit gespart.“

Neben dem Mehr an Effizienz bringt der neue Ansatz auch die Mission des Enablement-Teams voran, wirkungsstarke Lernangebote bereitzustellen. Mit KI lassen sich Audioanpassungen, für die früher stundenlanges Nachvertonen nötig war, sofort vornehmen. Früher musste ich bei einer Änderung eine komplette Passage neu einsprechen“, erklärt die leitende technische Redakteurin. „Jetzt aktualisiere ich einfach den Absatz und das Audio wird sofort neu erzeugt. So können wir häufiger Audioelemente einsetzen, Inhalte für mehr Lernende zugänglicher machen und alles ohne Verzögerung aktuell halten.“

Menschliches Potenzial freisetzen

Durch den durchdachten Einsatz von KI kann das Unternehmen Schulungen schneller und effizienter bereitstellen

Nach dem Erfolg des ersten Projekts plant das Enablement-Team, AI Assistant künftig für alle Schulungen zu Produktneuerungen einzusetzen. Als Nächstes steht die Entwicklung eines KI-Styleguides auf der Agenda, der Ton und Struktur vereinheitlichen soll. Zusätzlich werden die Instruktionsdesigner:innen im gezielten Einsatz von Prompts geschult, um größtmöglichen Nutzen aus AI Assistant ziehen.

„Wir suchen stets nach intelligenten Werkzeugen, die unseren Kunden zu mehr Erfolg verhelfen, und heute gehört KI einfach dazu“, sagt die leitende technischer Redakteurin. „Neue Technologien machen uns keine Angst. Wir machen sie uns zunutze. AI Assistant unterstützt uns dabei, Schulungen schneller und effizienter bereitzustellen und unsere Kunden an der Spitze der Innovation zu halten.“

Mit Articulate 360 AI entwickelt ein führender Anbieter für Cloud-Kommunikation agile, effiziente Enablement-Schulungen für seine internationale Zielgruppe aus Mitarbeitenden, Partnern und Kunden.