Der irische Rugby-Verband IRFU spart beim Onboarding von Fachleuten mit AI Assistant 75 % Zeit

Die Problemlage

Die IRFU suchte nach einer intuitiven KI-Lösung, um ihre Experten zu unterstützen und das Kursmaterial zu optimieren

Mit einem Lern- und Entwicklungsteam von gerade mal zwei Personen verlässt sich die IRFU seit langem auf ihr Netzwerk von Fachleuten (SMEs) im gesamten Verband, um bei der Kurserstellung mitzuarbeiten. Diese Fachleute arbeiten in Abteilungen wie Personalwesen, Trainerausbildung, Medizin und Teamgeist und tragen kritisches Fachwissen bei.

Deshalb hatte die IRFU ursprünglich angefangen, mit Articulate zu arbeiten: um ihren Experten zu helfen, unkompliziert Lernmaterialien zu erstellen. Mit Storyline und Rise ist der Prozess der Kurserstellung deutlich effizienter geworden. Im Aufkommen neuer KI-Tools sah die IRFU eine weitere Möglichkeit, Fachleute zu unterstützen und das Kursangebot zu erweitern.

„Wir wollten das Augenmerk auf unsere Experten legen und ihnen die besten Tools an die Hand geben, damit die Kurserstellung so einfach wie möglich wird“, erklärt Agustina Bruno Videla, Koordinatorin für E-Learning und Digitales. „Je einfacher wir es ihnen machen können, Kurse zu erstellen, desto umfangreicher wird unser Kurskatalog sein.“ 

Von der KI erhofften sie sich zwei wesentliche Vorteile für ihre Experten:

1. durch schnelle Zusammenfassung großer Mengen an Informationen Zeit sparen;
2. Qualifikationslücken in der Erstellung von Kursen schließen.

„Vor AI Assistant haben wir oft ChatGPT unterstützend eingesetzt“, fährt Videla fort. „Das war schon praktisch, aber das Tool hat jede Aufgabe einzeln erledigt, und anschließend mussten wir jede Menge Informationen prüfen."

Die IRFU wusste, dass sie ein integriertes KI-Tool brauchte, mit dem sie bei der Überprüfung von Inhalten und dem Onboarding von Kursautoren Zeit sparen konnten.

Die Lösung

Mit AI Assistant konnte das IRFU die Qualität aufrechterhalten und die Einarbeitungs- und Kursentwicklungszeiten verkürzen

Nach der Veröffentlichung von AI Assistant begann die IRFU eine zweiwöchige Testphase für das Tool mit ihren Fachleuten. „Die Ergebnisse waren ausgezeichnet“, so Videla. In nur wenigen Tagen wurden im Verband mehr Kurse erstellt, als man für möglich gehalten hatte.

„AI Assistant hilft unseren SMEs bei der Erstellung und Gestaltung von Kursen, was ihnen manchmal schwergefallen war, weil so viele Informationen aufbereitet werden mussten“, erläutert Videla. „Jetzt können sie KI einsetzen, um die Kursstruktur anzupassen, Bilder einzufügen oder aus einem Textblock eine Interaktion zu machen.“ Dieses Potenzial zur Zeiteinsparung ist für die häufigsten Einsatzszenarien von AI Assistant extrem wichtig: Umwandlung mehrerer PDFs in Kurse und Verbesserung bestehender Kurse durch interaktive Elemente. 

Ein Element, das die SMEs besonders praktisch finden, ist dass AI Assistant auf Knopfdruck Tests erzeugen kann. Die Experten tun sich oft schwer, die für das LMS erforderlichen Quizfragen zu erstellen. Mit AI Assistant können sie aus dem Kursmaterial im Handumdrehen beliebig viele Quizfragen in verschiedenen Stilen erzeugen.

Videla ist auch froh um die Bilderzeugungsfunktion von AI Assistant. Zuvor nutzte die IRFU ChatGPT, um Bilder erzeugen zu lassen – aber mit AI Assistant müssen sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, um Bilder in Kurse einzufügen. „Die richtigen Bilder an den richtigen Stellen sind so wichtig, um Kurse flüssiger und dynamischer zu machen“, sagt Videla. „Mit AI Assistant können wir sogar aus mehreren Bildstilen wählen – das ist ein Gamechanger.“ 

Die Zeitersparnis für die IRFU war enorm, sowohl beim Onboarding der Kursautoren als auch bei der Kursveröffentlichung. So hat Videla kürzlich mit AI Assistant in 15 Minuten einen ersten Entwurf eines Kurses erstellt. Obwohl sie mit den Inhalten des Kurses nicht sehr vertraut war, konnte sie PDFs mit Quellmaterial in das Tool hochladen, Unterrichtsinhalte erzeugen und alles prüfen, bevor sie es dem SME zeigte. 

„Der SME meinte, es sei perfekt“, so Videla. „Ohne AI Assistant hätte ich für den Kurs mindestens drei Tage gebraucht.“

Menschliches Potenzial freisetzen

Durch die Unterstützung von SMEs mit AI Assistant hat die IRFU ihre Kursbibliothek drastisch erweitert und eine Kultur des Lernens etabliert

Seit dem Wechsel des KI-Anbieters hat die IRFU ihren Prozess zur Kurserstellung durch Fachleute optimiert und die Einarbeitungszeit für Kursautoren verkürzt. „AI Assistant ist kollaborativer als andere KI-Tools, die ich kenne“, ergänzt Videla. „Bei jedem Schritt können Sie etwas überprüfen, ändern, einfügen oder auslassen. Es ist, als würde man während des gesamten Prozesses Hand in Hand mit der KI gehen.“

Letztendlich kann der Verband jetzt deutlich mehr Kurse produzieren. Und da die IRFU einen Blended-Learning-Ansatz verfolgt, bereiten diese erweiterten Online-Angebote die Lernenden auch besser auf Präsenzkurse vor, um aus der dort verbrachten Zeit das meiste herauszuholen. 

So ist die IRFU auch in der Lage, ihr Ziel zu verfolgen, personalisierte Lernpfade zu erstellen, damit jeder Benutzer seine eigene Lernerfahrung mit gestalten kann. Durch die Beschleunigung des Kurserstellungsprozesses ohne Qualitätseinbußen rückt dieses Ziel immer näher.

„KI ist ein Gamechanger, vor allem für kleine Teams wie unseres", sagt Videla. „Es ist nichts, wovor man Angst haben müsste. So können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, wie z. B. die Optimierung unseres Lehrplans, die Diskussion neuer Strategien und die Verbesserung unserer Dienstleistungen.“

Mit AI Assistant ermöglicht die IRFU Fachleuten, sich schneller einzuarbeiten und Kurse zu erstellen, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen – so wird der Kurskatalog des Verbands kontinuierlich erweitert und seine Mission der Wissensvermittlung zum Thema Rugby weiter verfolgt.