$4.3 Million Redirected to Patient Care: How WellSpan Health Transformed Training With Articulate 360 AI

O Desafio

Transformar treinamentos estáticos em uma aprendizagem envolvente e flexível

Há dois anos, a WellSpan Health percebeu que sua abordagem tradicional de treinamento precisava evoluir. Os instrutores conduziam sessões de treinamento no computador para os novos colaboradores. Embora esse modelo funcionasse, já estava ultrapassado. O treinamento presencial exigia deslocamentos, oferecia pouca flexibilidade e se baseava em um modelo passivo, no qual os alunos apenas acompanhavam o conteúdo, sem promover o envolvimento esperado nem aproveitar bem o tempo disponível.

O primeiro passo da equipe foi migrar para o e-learning, em parte devido a requisitos relacionados ao sistema de prontuário eletrônico (EHR). Essa transição trouxe mais flexibilidade e abriu novas oportunidades. Com a estrutura certa, a equipe percebeu que poderia aumentar o engajamento com a aprendizagem e melhorar a eficiência e a interatividade. 

A WellSpan Health recorreu à Articulate para aprimorar seu programa de treinamento com conteúdos mais dinâmicos e centrados no aluno.

A Solução

Aprendizagem personalizada e sob demanda em escala com o Articulate 360 AI

With Articulate 360 AI, WellSpan Health has transformed its training into a flexible, role-based learning experience designed to meet its diverse workforce’s needs. 

“A Articulate nos ajudou a levar a aprendizagem a um novo patamar”, afirma Matthew Seitz, diretor de treinamento. 

Com a Articulate, a equipe criou trilhas de aprendizagem estruturadas para quase 300 funções em toda a organização, abrangendo cargos clínicos e não clínicos. Atualmente, dois terços dessas funções contam com programas de aprendizagem sob demanda adaptados às suas necessidades, com conteúdo alinhado às responsabilidades de cada cargo. Oitenta e nove desses cursos sob demanda oferecem, logo no início do programa, uma opção de dispensa por conhecimento prévio, permitindo que os alunos demonstrem o que já sabem e sejam dispensados dos treinamentos sobre conteúdos que já dominam. Já os colaboradores com menos experiência recebem uma visão geral das responsabilidades de sua função, o que os prepara para começar com uma base sólida.

Cada experiência de aprendizagem é estruturada para acompanhar o desenvolvimento do colaborador. Os cursos começam com as habilidades fundamentais necessárias desde o primeiro dia e evoluem para treinamentos avançados nos meses seguintes, complementados por reforço contínuo. Os alunos avançam por seções de conteúdo específicas e podem se concentrar nas áreas mais relevantes para sua função, enquanto aplicam o que aprendem em situações reais de trabalho. 

A equipe cria cursos interativos no Rise e no Storyline que simulam ambientes reais de trabalho. Os alunos praticam tarefas em cenários que reproduzem os sistemas usados no dia a dia, seguindo uma abordagem de “ver, ouvir e fazer” que aumenta a confiança e a retenção do aprendizado. Os criadores de cursos aceleram o desenvolvimento com IA, principalmente com funcionalidades como narrações e imagens geradas por IA. O que antes exigia horas de gravação e edição agora pode ser feito em minutos, sem comprometer a consistência, a qualidade ou a flexibilidade. 

A WellSpan também usa o Articulate 360 AI para criar uma experiência de aprendizagem mais integrada, que vai além das necessidades de cada função. Os treinamentos refletem cada vez mais como as diferentes funções interagem em todo o sistema de saúde, ajudando os colaboradores a entenderem não apenas suas próprias responsabilidades, mas também como seu trabalho contribui para o trabalho dos demais. O resultado é uma força de trabalho mais colaborativa e bem informada, preparada para melhorar os resultados dos pacientes.

Desenvolvendo o Potencial Humano

Melhor aprendizagem para aprimorar o cuidado com os pacientes

O investimento da WellSpan Health em formas mais modernas de aprendizagem está gerando resultados mensuráveis em toda a organização. Em média, as trilhas de onboarding recebem nota 4,6 de 5 em eficácia, refletindo uma experiência de aprendizagem relevante e de alto impacto para os novos colaboradores.

Os ganhos de eficiência também foram expressivos. As opções de dispensa por conhecimento prévio reduziram significativamente o tempo de treinamento, mas mesmo os cursos sem essa opção proporcionaram uma economia considerável de horas. Por exemplo, o programa de treinamento para profissionais de atendimento ambulatorial passou de 12 horas de aulas presenciais para 4 horas de treinamento sob demanda — antes mesmo de a opção de dispensa por conhecimento prévio ser desenvolvida. Hoje, menos de 20% dos cursos ainda são oferecidos presencialmente. 

As avaliações que permitem concluir o treinamento mais rapidamente ampliaram ainda mais esses ganhos. “O treinamento acelerado que criamos com o Articulate 360 nos permite redirecionar horas e recursos diretamente para o cuidado com os pacientes e os procedimentos”, afirma Seitz. “Assim, nossos colaboradores podem dedicar seu tempo ao que realmente importa.” 

Até o momento, 71% dos usuários que optam pela modalidade acelerada podem iniciar imediatamente o processo de documentação da função e se dedicar desde o início ao cuidado com os pacientes. Em apenas um mês, 166 colaboradores foram aprovados nas avaliações que permitem concluir o treinamento mais rapidamente. Com a implementação das modalidades aceleradas, o equivalente a cerca de US$ 2,7 milhões em horas de trabalho foi redirecionado do treinamento em sala de aula para o atendimento direto aos pacientes. Somando esse valor à economia gerada pelo conjunto mais amplo de treinamentos sob demanda, aproximadamente US$ 4,3 milhões foram redirecionados para iniciativas com impacto direto no atendimento aos pacientes desde julho de 2023.

Os alunos também valorizam essa flexibilidade. Um usuário comentou: “Gostei de ter uma aula virtual sob demanda só para mim, pois assim pude receber informações e orientações mais adequadas às minhas necessidades. Isso me permitiu rever as aulas e praticar no meu próprio ritmo.”

As ferramentas com tecnologia de IA também aceleraram significativamente a criação de conteúdo. “Antes, eu precisava me trancar em uma cabine com isolamento acústico para gravar a narração”, conta Marti Farrell, gerente de treinamento. “A edição levava horas. Com as vozes de IA da Articulate, leva apenas alguns minutos — e, se necessário, posso alterar só um pequeno trecho sem precisar regravar tudo.” Farrell afirma que o novo fluxo de trabalho reduziu drasticamente seu tempo de produção de 35 minutos por minuto de áudio para 3 minutos — uma redução de mais de 90%. 

Esses avanços vão além da economia de tempo. Ao garantir que os colaboradores saibam usar sistemas e processos essenciais de forma eficaz, a WellSpan aumentou a precisão e a consistência das informações registradas no prontuário médico. Um treinamento adequado ajuda os profissionais de saúde a registrarem as informações certas no momento certo, melhorando a coordenação do atendimento, contribuindo para o compliance e garantindo um prontuário mais completo. A excelência no atendimento clínico depende não apenas do conhecimento médico, mas também das ferramentas e dos conhecimentos necessários para colocá-los em prática com eficácia. O treinamento desempenha um papel fundamental para tornar isso possível.

The impact also aligns closely with WellSpan’s broader organizational priorities. Company directives like “People, Process, and Technology” and “Finding a Better Way” emphasize continuous improvement and innovation across the business. Articulate 360 AI supports these goals by enabling the team to rethink traditional approaches, embrace new technology, and deliver more effective learning experiences at scale.

“Um atendimento de excelência não depende apenas de excelentes profissionais de saúde”, afirma Seitz. “Eles também precisam do treinamento e das ferramentas certas para desempenharem seu trabalho da melhor forma possível.”

WellSpan Health transformed training into personalized, interactive learning pathways with Articulate 360 AI, improving efficiency, accelerating onboarding, and enabling staff to deliver better patient care faster.